2015 年 10 月から全国民に番号が通知され、2016 年 1 月から利用が開始される
「番号制度（マイナンバー）」。企業には、従業員やその扶養家族のマイナンバーを取
得し、納税関連や社会保険関連の書類に記載することが義務付けられます。
業務の見直し、システムの改修、管理体制の見直し、従業員への周知徹底など、
企業は待ったなしの対応を迫られています。
民間企業に必要な具体的対応
国民一人ひとりに通知される 12 桁のマイナンバーは、利用に法的な制限のある重要な個人情報です。
企業には以下に示すような多面的な対応が必要とされています。
①業務の見直し
従業員やその扶養家族に本人確認の上、マイナンバーを取得し、2016 年 1 月以降は給与所得や社会保険に関する申告や届出に記載することが求められます。また、外部に講演や原稿執筆を依頼し、報酬を支払う際にも支払調書等への記載が必要となります。
②システム改修
取得したマイナンバーを保管し、番号を申告や届出に記載するには、人事・給与システムの改修が必要です。
源泉徴収票については記載項目が増えるとともに用紙の様式をA 6 からA 5 サイズへと変更する必要があります。
③管理体制の見直し
マイナンバーは、安全な取り扱いが法的に義務付けられており、法的制度違反をした際は罰則があります。
第三者機関による監視・監督も実施されるため、アクセス制御等の技術的安全措置や管理者の選任、個人情報管理規定等の関連規定の見直しを行う等、管理には細心の注意を払う必要があります。
さらに、業務や体制の見直しを円滑に行うためには、従業員への適切な情報提供と教育が不可欠となります。
関連する事務を担当する総務・経理・人事部門はもとより、全従業員に対しての周知徹底も欠かせません。
備えを怠ると、企業のマイナス評価につながりかねません
マイナンバー対応については、多くの企業で対応が進んでいないのが現状です。
個人情報管理に関して人々が高い関心を持っている今、マイナンバーの取り扱いには万全を期す必要があります。
スムーズにマイナンバー制度開始を迎えるためには、一刻も早く検討を開始する必要があります。
※AGS では既存の人事・給与システムの改修はもとより、マイナンバーに関する新たなサービスも検討しております。
今後も継続的に情報発信させていただきます。
