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深谷市様の導入事例
RPA導入支援サービス

深谷市様
※フローティングライセンス:ソフトウェア自体は何台でも導入でき、ライセンス数の範囲で同時に起動できるライセンス
 ノードロックライセンス:ソフトウェアを導入した特定の一台のコンピュータでのみ使用が認められるライセンス

 深谷市役所様では、2019 年 10 月から RPA ツール「WinActor ® 」をご利用いただいています。今回は、導入を決定した経緯や導入後の活用方法、庁内でのルールなどについて導入を主導しました、深谷市企画財政部 ICT 推進室福地様にお話を伺いました。

ワーキンググループが RPA 化を推進

― RPA(WinActor ® )の導入を検討されたのは、いつ頃、どんなきっかけからですか?

 2018年10月にAGSからの紹介でRPAの存在を初めて知りました。
 その後、2019年4月から導入の検討を開始しました。ICT推進室主導で2カ月間のトライアルで効果検証を行い、WinActor ® の導入を決定しました。

― サービス導入時に他社との比較は行いましたか?何社くらいと比較しましたか?

 WinActor ® を含め3製品の比較を行いました。他の2製品は画面が英語表示のため直感的に分かりづらく、また、プログラミング経験のない職員が作成するには難しいと感じました。
 製品の選定は使い勝手や見やすさを重視しました。

― RPA(WinActor ® )について、どのような第一印象を持たれましたか?

  RPA の作成は各課の職員が行うことを当初から想定していましたので、その点から見て画面表示が全て日本語対応されている WinActor ® は誰が見ても分かりやすく、更に作成に際してはプログラミングの知識を必要としない点が、他の RPA ツールと比較して導入しやすいという印象でした。

― なぜ最終的に AGS をお選びいただいたのか、理由を教えてください。

  WinActor ® トライアル実施前に全庁へRPA の説明と RPA 化対象業務のアンケートを実施しました。
 AGS がベンダーである基幹系システムPubLinker に関する業務の RPA 化の要望が多く、基幹系システムと RPA 両方の技術を有している AGS にサポートを含めお願いするのがスムーズだと判断しました。

― 今、RPA(WinActor ® )をどの業務で、どう活用していますか?

   実際の業務では、9 つの課で RPA を活用しています。2020 年 11 月時点で 21本のシナリオが庁内の業務で運用されています。その内訳は、8 割が基幹系システムPubLinker と連携している業務です。
 各課で RPA 化した業務内容は証明書発行や月次処理、入力、抽出等多岐にわたって お り、特 に 市 民 課 の 窓 口 業 務 で は、RPA が活躍しています。
 庁内の RPA 推進は、各課の実務担当者で構成しているワーキンググループがシナリオ作成の予実管理を行いながら取り組んでいます。RPA 化する業務は各課で優先順位を設けて年度の初めに作成計画を立てています。

RPA 化が業務の見直しやマニュアル作成のきっかけに

 実際に作成したシナリオは各課で管理していますが、作成時点でシナリオのコピー、「開発仕様書」、「シナリオ説明書」、「効果測定結果」を ICT 推進室に提出してもらうルールとしています。
 担当者の異動の際にはこれらの資料をRPA の引継ぎ資料として利用しています。RPA 導入が進んでいる他自治体の事例を参考にしてルールを作成しましたが、内容については担当者の負担を軽減したいためあまり複雑にしていません。
 また、各課の担当者が業務の合間を縫ってシナリオを作成していますが、フローティングライセンスの空き状況を見ながら作成しているため、使いたいタイミングですぐに使用できるようにすることが課題となっています。

― RPA(WinActor ® )を活用により、改善・向上されたことを教えてください。

ワーキンググループ
▲ワーキンググループでは、AGS の社員も 交えて、活発に議論が行われました。
 業務負担の軽減と正確性の向上がみられました。マニュアルが存在しない業務のRPA 化では手順の見直しから行い、業務自体を見直すきっかけにもなっています。
 まずは簡単なシナリオ作成を通してWinActor ® 習得のコツや、シナリオ作成のノウハウを蓄積し、難しいシナリオ作成ができるようになった職員もいます。

― RPA(WinActor ® )および AGS の支援体制について、良いところと改善して欲しいことを教えてください。

 講師の説明が分かりやすく的確で、複数のやり方の中で最善の方法を提示してくれるので人材育成の面で大いに助かっています。今後、RPA を利用する課を増やしていく予定ですので、当面はこの支援体制の維持をお願いしたいと思っています。
 RPA のシナリオ作成はシステム開発と比べて、即時性が重要だと思いますので、シナリオ作成委託で見積から完成までに時間がかかるところについては今後改善していただきたいです。

― 当社への今後の期待、要望を教えてください。

 AGS が主導して PubLinker を使用している自治体において共有で使えるようなシナリオを提供してほしいです。
 また、ツール自体も共同で利用できる仕組みがあるといいと思いますのでぜひ検討していただきたいと思います。

市民課職員様がシナリオを作成し、AGSで作成を支援
「書かない窓口」の裏方処理を自動化

 深谷市様では、住民票などの証明書交付申請書を市民が書かずに申請できる「書かない窓口」を実施していらっしゃいますが、この業務において職員の方が窓口業務支援システムに入力したデータを元に、WinActor © が基幹システムを自動で操作してデータを生成・印刷するシナリオを作成し、AGS はその支援を行いました。現在、こうした取り組みにより6帳票(年間77,000 件)の証明発行業務が RPA によって自動化されています。
裏方処理を自動化

※「WinActor ® 」は、NTT アドバンステクノロジ株式会社の登録商標です。