AGS通信

導入事例
日野市様の導入事例
マイナンバー制度に関するコールセンター等支援業務

 日野市様では、2015 年4 月よりマイナンバー制度に関するコールセンター等支援業務をご利用いただいています。
 今回は、委託を検討した理由や検討時の情報収集方法、委託後の感想について日野市役所市民部市民窓口課の仲田課長にお話を伺いました。
 

 都心から西に35km、東京都のほぼ中心部に位置する日野市は、湧水を含む台地と緑豊かな丘陵をもつ自然あふれるベッドタウンです。
 かつては農業中心の宿場町として栄えていましたが、昭和の初めからは大企業の誘致により工業都市としても発展をしています。
 また、土方歳三や井上源三郎が生まれ、鍛錬に励んだ「新選組のふるさと」でもあります。例年5 月には「ひの新選組まつり」が開催されており、多くの人でにぎわっています。
 マイナンバー制度対応の確実な実行へ
 日野市では、副市長を本部長とする「情報化推進本部」において定めた基本方針に基づいて、全部署で取り組みを進めています。平成28 年1 月からは、個人番号カードによる住民票等の証明書類のコンビニ交付サービスを開始する予定となっており、個人番号カードの普及促進が必要となってきます。
 市民窓口課では、付番、個人番号カード交付、問合せ対応などの具体的業務を実施する必要がありました。個人情報への十分な配慮のもと、幅広い知識と専門性をもった事業者の支援が必要と考え、委託先の検討を始めました。
 委託先の選定は、プロポーザル方式で行いました。
 委託する支援は、①制度対応への支援、②コールセンターの運営支援、③個人番号カード交付会場の運営支援、④ICT活用による効率化支援の4つの柱で構成しました。
マイナンバー制度対応における支援内容4つの柱
①制度対応への支援

市の基本方針を理解した上で、コールセンターや個人番号カード交付会場を適切に構築し運営する。また、市民向け広報活動のサポート、情報収集や課題の洗い出しなどの支援を行う。
②コールセンターの運営支援

市民からの問い合わせ回答を行うコールセンターを立ち上げ、実際の業務運営を行う。付帯業務として通知カードの返戻管理も実施。
③個人番号カード交付会場の運営支援

庁舎内の開設する特設会場における個人番号カード交付の業務運営を行う。(フロア案内、本人確認等の受付事務、カード管理等の後方事務など)
④ICT活用による効率化支援

本業務において、ICT活用による情報漏えい防止を図り、市民サービスを向上する。
東京都日野市役所
 幅広い知識と専門性による支援を期待
 コールセンター等の構築においては、情報収集におけるアンテナの高さや、課題を的確にとらえることができること、ノウハウや経験を有する優秀な人材が確保できることに加えて、これまでの受託実績を活かして、市民課等の窓口の現場や市民のニーズに貢献する提案が出来る事業者を希望していました。
 AGSが人材の運用に長けているだけではなく、埼玉県内で市民課等の窓口業務の多様な受託経験を持つことや、基幹システムの開発・運用経験があり、自治体業務を深く理解していることは大きなポイントでした。
 国は個人番号カードを「ICT活用の鍵となるカード」として位置づけています。システム会社ならではのICT活用による市民サービスの向上の提案など、幅広い知識と専門性による支援を期待し、AGSにお願いすることとなりました。
 協力し合うことが市民の信頼へとつながる
 現在、コールセンターへは問合せが一日100 件以上、通知カードの返戻総数が約1 万件と、どちらも予想より多い中、着実に対応して頂いています。
 長年自治体業務に携わってきたSEに、直接コールセンターの構築・運営に参画して頂いており、柔軟な対応によるサポートの手厚さを感じています。当初より提案に含まれていたFAQ検索システム等の開発・導入による効率化をはじめ、就業前に新聞記事をメンバーで共有するなど自主的な工夫をしているところも良いと思います。市とAGSが密接にコミュニケーションを取り、協力し合うことで市民の信頼を得て、市民サービス向上へつなげていきたいと考えています。
 個人番号カード普及のため行っている個人番号カード申請補助サービスや、日野市で開催する「産業まつり」でのPRの支援などでも効果的な提案を頂いています。
 さらなる市民サービスの向上へ
 今後の課題としては、コールセンター以外にも窓口へ訪問されるお客様への対応が大変な時期であり、サポートが必要です。また、個人番号カードを申請する方の人数が分からないため、個人番号カードの交付支援にどの程度の人員を確保すれば良いのか、非常に判断が難しいところです。必要な時期に必要な人材を確保し、対応をしていきたいと考えています。
 日野市では、臨時職員等含めすべての職員に対して情報セキュリティ研修を実施しており、セキュリティレベルは高い状態です。しかし、マイナンバーを取り扱うにはさらなるセキュリティレベルの向上が必要だと感じています。AGSにはICTの専門家として、情報セキュリティへの高い意識を活かした支援を今後も期待しています。
 
 マイナンバー制度の理解向上のため、早期より様々なサービスを提供

 ▲「産業まつり」でのマイナンバー制度PR展示の様子
 日野市様では、市民のマイナンバー制度に対する疑問や不安解消のため、早期より様々な取組みを行っています。2015 年3 月に特定個人情報保護評価を公開し、特定個人情報の漏えい等のリスクを軽減するため、適切な措置を講じていることを宣言しました。7 月には、マイナンバーに関するコールセンターを開設。現在も多数の問合せに対応しています。
 また、庁舎や支所で個人番号カードの申請を補助するイベントを開催したり、イベントでは「申請用写真を用意するのが難しい」という声に応えて申請用写真を無料で撮影したりと、市民目線の発想で個人番号カードの普及に努めています。