紙の契約書の印刷や郵送、そして高額な印紙代の負担に悩んでいませんか。

この記事では、契約書の電子化を検討している方に向けて、電子化のメリットやデメリット、そして気になる法的効力から具体的な導入手順までを詳しく解説します。読み終わる頃には、自社に合った電子化の進め方が明確になり、システム導入に向けた具体的な検討をスタートできるようになるはずです。

契約書の電子化とは

ビジネスの現場において、契約書の電子化は業務効率化の大きな鍵として注目を集めています。従来の紙と印鑑を使ったやり取りから、デジタルデータを活用した新しい契約スタイルへと移行する企業が増加しているのが現状です。
ここでは、契約書の電子化がどのような仕組みで成り立っているのか、そしてなぜこれほどまでに多くの企業で採用されるようになっているのかという基本的な背景について解説します。

契約書を電子化する仕組み

契約書の電子化とは、これまで紙に印刷して印鑑を押していた契約文書を、PDFなどのデジタルデータに置き換えてインターネット上でやり取りする仕組みのことです。

紙の契約書における印鑑の役割は、デジタルデータに対して付与される電子署名が担います。この電子署名によって、誰がその文書を作成し、同意したのかがデータ上に記録されるため、後からの改ざんを防ぐことができます。

また、電子署名に加えてタイムスタンプと呼ばれる技術を組み合わせるのが一般的です。タイムスタンプは、その時刻にそのデータが存在していたこと、そしてそれ以降に内容が変更されていないことを客観的に証明する役割を持っています。

これら二つの技術を連携させることで、紙の契約書と同等の信頼性をデジタル空間で担保することが可能になっています。

電子化が急速に普及している背景

契約書の電子化が急速に普及した背景には、社会全体の働き方の変化と法律の整備が大きく影響しています。

特にリモートワークが定着したことで、契約書に印鑑を押すためだけに出社する行動が非効率であるという認識が広く共有されるようになりました。企業は場所にとらわれずに業務を進める必要に迫られ、インターネット上で完結する契約手続きへの関心が一気に高まったのです。

さらに、行政側もデジタル化を推進するための法整備を急ピッチで進めました。電子帳簿保存法の改正によって、契約書を含む国税関係帳簿書類のデータ保存要件が大幅に緩和されました。

このように、企業の業務効率化という内部的なニーズと、政府によるデジタル推進という外部からの後押しが合わさったことで、事業規模を問わず多くの企業が電子化へと舵を切る結果となっています。

参考：国税庁「電子帳簿保存法が改正されました（令和3年5月）」

契約書を電子化する5つのメリット

契約書を電子化することで得られる恩恵は、単に紙を使わなくなることだけにとどまりません。コストの削減から始まり、日々の業務スピードの向上や社員の働き方の改善など、企業全体に大きなプラスの波及効果をもたらします。

ここからは、企業が契約書の電子化に踏み切る大きな動機とも言える5つの具体的なメリットについて、順番に詳しく見ていきます。

印紙代や郵送費などのコスト削減

契約書を電子化する大きなメリットの一つは、契約にかかる直接的なコストを削減できる点です。

紙の契約書を作成する場合、契約金額に応じて200円から最大60万円の収入印紙を貼り付ける必要があります（契約金額が1万円未満の場合は非課税）。しかし、電子データで契約を交わす場合は紙の文書の作成にはあたらないと解されており、印紙税の課税対象外とされています。そのため、収入印紙を貼り付ける必要がなくなります。

また、印刷にかかる用紙代やインク代、郵送するための封筒代や切手代も一切不要になります。一件あたりの郵送費は数百円程度であっても、毎月何十件、何百件と契約を交わす企業にとっては、年間を通すと非常に大きな出費の削減に繋がります。コスト削減は企業の利益に直結するため、経営層にとっても電子化を推進する強力な理由となります。

契約締結までのスピードアップと業務効率化

契約締結にかかるリードタイムを劇的に短縮できることも、電子化の大きな強みです。

紙の契約書の場合、書類を印刷・製本し、社内で押印をもらってから郵便で投函する手間がかかります。相手方に届くまで数日を要し、相手方でも同じように押印して返送してもらうため、契約が完了するまでに１週間から２週間程度の時間がかかる場合もあります。

一方、電子化を取り入れた場合は、作成した契約書データをクラウドシステムにアップロードし、相手方にメールで確認依頼のリンクを送るだけで手続きが進行します。相手方が内容を確認し、画面上で承認ボタンをクリックすれば、その瞬間に契約が成立します。早ければ数分から数時間で手続きが完了するため、営業活動のスピードを維持し、ビジネスの機会損失の低減にもつながります。

リモートワークの推進と多様な働き方への対応

契約書の電子化は、現代の多様な働き方を支える重要なインフラとなります。

紙の契約書を扱っている限り、物理的な書類の受け取りや印鑑の管理のために、どうしても担当者がオフィスに出社しなければならない状況が発生します。このようなアナログな業務フローは、テレワークを推進する上での大きな障壁となってきました。

電子契約システムを導入すれば、インターネットに繋がるパソコンやスマートフォンさえあれば、どこにいても契約業務を進めることができます。自宅や出張先のホテルからでも契約書の確認と承認が可能になります。これにより、従業員は柔軟な働き方を選択できるようになり、結果として社員の満足度向上や離職率の低下にも貢献する要素となります。

保管スペースの削減と検索性の向上

物理的な保管スペースの問題を解消し、過去の書類を探し出す手間を省ける点も重要です。

紙の契約書は法律で定められた期間保存する必要があるため、年数が経つにつれて膨大な量のバインダーがオフィスや倉庫のスペースを圧迫していきます。書類の保管のためだけに外部のトランクルームを借りて経費がかさんでいる企業も少なくありません。

契約書をデータ化してサーバーに保存すれば、物理的な保管スペースをほぼ不要にできます。また、システム上で会社名や契約締結日、担当者名などのキーワードを入力するだけで、必要な契約書を即座に検索して画面に表示させることが可能です。過去の契約内容を急いで確認したい場面でも、倉庫の書類を一つひとつ探し出すような手間が省けます。

コンプライアンス強化と改ざんリスクの低減

デジタル化によって、契約書のセキュリティとコンプライアンスのレベルを高めることができます。

紙の契約書は、火災や水害といった自然災害による焼失リスクや、担当者のミスによる紛失、あるいは悪意を持った者による差し替えや改ざんのリスクと常に隣り合わせです。鍵のかかるキャビネットで保管していても、誰がいつ持ち出したかを完全に把握することは困難です。

電子化された契約書データには、いつ誰が署名したのかという履歴が正確に記録されるため、締結後にデータの改ざんがされにくい仕組みになっています。また、システムへのアクセス権限を細かく設定できるため、権限のない人物が機密情報に触れるリスクを低減できます。閲覧ログも残るため、社内ガバナンスの強化にも有効です。

契約書を電子化する際のデメリットと注意点

メリットの多い契約書の電子化ですが、導入にあたってはいくつかの障壁や気をつけるべきポイントも存在します。新しいシステムを取り入れる以上、事前の準備や周囲への配慮を怠ると、かえって業務に混乱を招く可能性があります。

ここでは、電子化を進める際に直面しやすいデメリットと、それを乗り越えるための注意点について解説します。

導入コスト・運用コストの発生

電子化を進めるためには、システムの導入と利用に一定の費用がかかることを考慮する必要があります。無料から始められるツールもありますが、企業としてのセキュリティ要件を満たし、社内システムと連携させるような本格的な運用を行う場合は、初期費用に加えて毎月の月額利用料や、契約送信ごとの従量課金が発生するツールも少なくありません。

このコストを負担に感じるかもしれませんが、大事なのはトータルでの費用対効果を見極めることです。システム利用料という新たな経費が発生する一方で、先述した通り印紙代や郵送費、印刷代、そして事務作業にかかる人件費が大幅に削減されます。

導入を検討する際は、自社が現在紙の契約にかけているコストを正確に算出し、システム費用を差し引いてもプラスになるかどうかを冷静にシミュレーションすることが重要になります。

なお、電子契約サービス「WAN-Sign」は初期費用が0円のため、導入コストを抑えることができます。

取引先の理解と同意が必要

契約書の電子化は自社だけの都合で進められるものではなく、契約の相手方である取引先の同意を得ることが求められます。取引先の中には、昔からの紙と印鑑のやり取りに慣れ親しんでおり、新しいデジタルの仕組みに対して漠然とした不安や抵抗感を持っている企業も存在します。電子データで本当に法的に問題ないのかという疑問をぶつけられることもあるはずです。

このような相手の不安を払拭するためには、事前の丁寧なコミュニケーションが欠かせません。電子契約が法律で認められた安全な手法であることや、受信する側の取引先にはシステムの費用負担が発生しないこと、そして取引先側でも印紙代や郵送の手間が省けるという共通のメリットを明確に伝えることが大事です。わかりやすい手順書を添えて案内を送るなど、相手の負担を減らす工夫が求められます。

社内業務フローの変化

新しいシステムを導入した直後は、社内の業務フローが変化することで一時的な混乱が生じる可能性があります。これまで紙の書類を回覧して決裁のハンコをもらっていた手順が、パソコン上の画面操作に切り替わるため、ITツールの操作に不慣れな従業員からは戸惑いの声が上がることも予想されます。使い方がわからないという問い合わせが、管理部門に集中してしまうこともあるでしょう。

この一時的な負担を軽減するためには、いきなり全社ですべての契約書を電子化するのではなく、段階的な導入を検討することが有効です。まずは社内の特定の部署や、定型的なフォーマットの契約書から小さくスタートし、運用上の課題を洗い出します。その経験をもとに社内向けのマニュアルを整備し、操作説明会を実施するなどして、少しずつ社員の心理的なハードルを下げていくことが成功の秘訣です。

契約書の電子化に関する法律と法的効力

契約書をデータ化するにあたって、多くの人が不安に感じるのは裁判になったときに本当に証拠として認められるのかという法的効力の部分ではないでしょうか。

日本では、デジタルデータを用いた契約の有効性を担保するために、いくつかの重要な法律が整備されています。ここでは、安心して電子化を進めるために知っておくべき主要な法律の概要について解説します。

電子署名法に基づく法的証拠力の確保

電子署名法（電子署名及び認証業務に関する法律）は、デジタルデータの法的効力を裏付ける重要な法律です。民事訴訟法において、紙の契約書に本人の印鑑やサインがあれば、その文書は本人の意思で作成された真正なものとして推定されるというルールがあります。電子署名法の第3条では、本人による一定の要件を満たした電子署名が行われた電子データについても、同様に真正に成立したものと推定されることが定められています。

具体的には、本人しか行うことができない一定の暗号化技術を用いた電子署名が付与されていれば、その電子文書は法的に真正に成立したものと推定されます。万が一取引先と裁判で争うことになった場合でも、適切な電子署名が施されたデータであれば、紙に実印を押した契約書と同等の証拠能力を発揮することになります。この法律の存在により、企業は安心してデジタルでの契約締結を行うことができます。

参考：電子署名及び認証業務に関する法律 | e-Gov 法令検索 

電子帳簿保存法における保存要件

電子帳簿保存法は、契約書を含めた税金に関わる重要な書類をデータで保存する際のルールを定めた法律です。この法律では、電子的に受け取った取引データをそのままデータとして保存する「電子取引」に関する規定が設けられており、契約書をメールやクラウドシステムでやり取りした場合は、この要件に従って保存する義務があります。

主な要件として、データが改ざんされていないことを証明するための措置という「真実性の確保」が求められます。さらに、日付や金額、取引先名といった条件でデータをすぐに検索して画面に表示できる状態にしておく「可視性の確保」も必要です。

適切な電子契約システムを選べば、これらの要件を標準機能で満たすことができるようになっています。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

e-文書法によるデジタル保存の許容

e-文書法は、民間事業者が法律によって保存を義務付けられている様々な書類について、紙ではなく電子データでの保存を広く認めるための共通ルールを定めた法律です。

この法律が施行されたことで、それまで特定の法律により書面で保存することと指定されていた大量の文書が、スキャナで読み取った画像データや最初から作成したデジタルデータとして保管できるようになりました。

ただし、すべての書類が無条件に電子化できるわけではありません。e-文書法では、書類の性質に応じて見読性や完全性、機密性、検索性という要件を満たすことを求めています。例えば、契約書のような重要な書類は、後から内容が改ざんされていないことを担保する完全性が特に重視されます。この法律の枠組みがあるおかげで、企業は法令に対応しながらペーパーレス化を推進できる環境が整えられています。

参考：経済産業省の所管する法令に係る民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律施行規則 | e-Gov 法令検索

電子化できる契約書とできない契約書

法律の整備が進んだことで、現在ではビジネスで取り扱う大半の書類が電子化できるようになっています。しかし、法律によって厳格な手続きが求められ、依然として紙の書面での交付が義務付けられている例外的な契約書も存在します。

ここでは、電子化を進める対象として適しているものと、注意が必要な一部の例外について整理して解説します。

原則としてほとんどの契約書は電子化可能

一般的な企業間の取引で日常的に交わされる契約書のほとんどは、問題なく電子化の対象とすることができます。例えば、新規の取引先と交わす秘密保持契約書（NDA）や、業務委託契約書、商品の売買契約書などは、法律上特別な形式が求められていないため、当事者同士の合意さえあれば自由にデジタルデータへ移行することが可能です。

また、社内の人事労務に関わる書類も電子化が進んでいます。労働条件通知書や雇用契約書については、かつては紙での交付が原則でしたが、現在では労働者が希望した場合には電子メールやPDFでの交付が認められています。

法律により書面交付が義務付けられている契約書（一部例外）

一方で、権利関係が極めて重要な意味を持つ一部の契約については、法律によって紙の書面での交付や公正証書の作成が義務付けられている場合があります。代表的な例として、事業用の定期借地権設定契約や、任意後見契約などがあげられます。これらは現在でも厳格な手続きが求められており、単なる電子データのやり取りだけで済ませることはできません。

ただし、近年は法改正により電子化の制限が徐々に緩和されています。不動産取引における重要事項説明書や建設工事の請負契約書なども、相手方の承諾を得るなどの一定の要件を満たすことで電子化が可能になりました。また、2024年に施行されたフリーランス保護法（特定受託事業者に係る取引の適正化等に関する法律）や下請法における書面交付義務についても、メールなどの電磁的方法による明示が認められています。

自社が扱う特殊な契約書が電子化に対応しているかについては、最新の法律情報を確認するか、専門家に相談することをおすすめします。

契約書の電子化を成功させる導入手順

契約書の電子化を単なるツールの導入で終わらせず、確実な業務改善へと繋げるためには、計画的なステップを踏むことが重要です。思いつきでシステムを契約してしまうと、誰も使わずに無駄なコストだけが残るという失敗に陥りかねません。

ここでは、スムーズに電子化を定着させるための3つの実践的な導入手順について解説します。

1.現状の課題整理と電子化の対象範囲の決定

最初のステップは、自社の現在の契約業務がどのような流れで行われているかを棚卸しすることです。誰が契約書を作成し、社内のどの部署でリーガルチェックを受け、誰の決裁を経て取引先に発送しているのかという現状のフローを書き出します。その過程で、どの部分で時間がかかっているのか、郵送費や印紙代がいくらかかっているのかという課題を明確にします。

課題が整理できたら、次に電子化の対象とする契約書の範囲を決定します。すべての契約書を一斉に切り替えるのはリスクが高いため、まずは社内の雇用契約書のような内部向けの書類や、頻繁に交わされる秘密保持契約書など、相手方の抵抗が少なく定型化しやすいものから始めるのが得策です。小さく成功体験を積み重ねながら、徐々に対象範囲を広げていく計画を立てます。

2.電子契約システムの選定

対象範囲が決まったら、自社の目的に合った電子契約システムの選定に入ります。市場には数多くのサービスが存在しますが、必ず確認すべきなのは電子帳簿保存法などの法的要件をしっかりと満たしているかどうかです。タイムスタンプ機能や、改ざんを防止する仕組みが標準で備わっているシステムを選ぶことで、後々の法的なトラブルを未然に防ぐことができます。

機能面では、現在の社内システムとの連携のしやすさも重要な選定基準となります。すでに使っている顧客管理システムや稟議システムと連携できれば、契約書の作成から保管までを一気通貫で行うことができ、二重入力の手間を省けます。

また、ITに不慣れな担当者や取引先でも直感的に操作できるシンプルな画面設計であるかどうかも、現場に定着させるための重要なポイントです。

3.社内ルールの策定と社外への周知

システムを導入する前に、新しい運用に合わせた社内ルールを策定する必要があります。電子化された契約書をどのフォルダ階層に保存するのか、ファイル名の付け方のルール、そして誰がアクセス権限を持つのかといった運用方針を明確にします。これらのルールをまとめたマニュアルを作成し、関係部署に向けて説明会を実施して疑問点を解消しておきます。

社内の準備と並行して、取引先に対する丁寧な案内も行います。電子契約への移行を知らせるお知らせ文を作成し、相手にとってのメリットを強調しつつ、操作方法の簡単なガイドを添えて送付します。取引先の理解を得ることが電子化成功の重要な要素となるため、強引に押し付けるのではなく、相手の状況に寄り添ったコミュニケーションを心がけて対応を進めます。

まとめ

この記事の要点をまとめます。

• 収入印紙代や郵送費などの直接的なコストを削減できる
• 電子署名法や電子帳簿保存法に対応したシステムを使えば法的証拠力が担保される
• 導入の際は対象範囲を絞り込み、取引先へ丁寧に説明することが成功の秘訣である

自社が現在抱えている紙の契約にかかる費用や手間を算出し、まずは一部の契約からでも電子化への検討をスタートしてみてください。

契約書の電子化を検討中なら、電子契約サービス「WAN-Sign」がおすすめです。

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